הערה כללית: יש מזוזה פסולה, שניתן לבצע בה תיקון ולהכשירה ויש מקרים רבים מאוד שהפסול במזוזה הוא סופי ואסור מבחינה הלכתית, לבצע תיקון כלל, אף ש'טכנית' היה ניתן לתקן זאת. כל מקרה טעון דיון לגופו.
מזוזה פסולה שניתן לתקנה, נחשבת מזוזה פסולה כל עוד לא בוצע התיקון.
כותב המזוזה: הסופר כתיבת מזוזה –על פי ההלכה- יכולה להתבצע רק: בכתב יד, בעברית, באותיות כתב סת"ם, ע"י גבר, יהודי שומר מצוות, היודע את הלכות כתיבת מזוזה ומקיימן. כל כתיבת סת"ם, חייבת להתבצע בכוונה ראויה,' אפילו אם מדובר בכתיבה חלקית או בתיקון נקודתי. כלומר, על סופר סת"ם מוטלת החובה לומר בפיו: "הריני כותב לשם קדושת מזוזה". היעדר פרט אחד מהתנאים הנ"ל, פוסל את המזוזה ללא תקנה .
מכאן ניתן להסיק שזהו דבר בעייתי מאוד לרכוש מזוזה, מגורם עלום, שלא ניתן לדעת האם הקפיד על כל התנאים הנדרשים לכתיבה כשרה.
החומרים מזוזה תחשב ככשרה רק אם נכתבה, על גבי קלף. הקלף הינו עור מעובד מבהמה טהורה בלבד, שהוכנה ועובדה לשם קדושת מזוזות. הדיו, חייב להיות בצבע שחור, עשוי מרכיבים שאין בהם מן החי האסור באכילה. אם אחד מתנאים אלו חסר – המזוזה פסולה ללא תקנה. בית מזוזה יכול להיות מכל צורה וחומר.
תנאים נוספים: א.קלף המזוזה צריך להיות משורטט, בכל שורות הכתיבה וכן שוליים מימין ומשמאל לטקסט המזוזה. השרטוט מתבצע ע"י חריצת פני שטח הכתיבה בעזרת 'מרצע' וכדומה, לפני הכתיבה. מזוזה שנכתבה על קלף, ללא שרטוט השורות – פסולה. ב. קלף שיש בו קרע, בתחום הכתוב, המזוזה פסולה.
איכות הכתיבה : א." כסדרן": כתיבת מזוזה ותפילין, צריכה להתבצע אך ורק לפי סדר כרונולוגי, בצמוד ומתחת לקו השרטוט. חובת כתיבת מזוזה בדרך זו, פירושה, שחובה על הסופר, לכתוב מתחלת הטקסט ועד סופו ללא דילוגים וחזרות. לכן גם אין אפשרות לתקן טעות מהותית, שהתגלתה אחרי השלמת כתיבת האות הבאה. לדוגמא: אם תימצא אחת מאותיות ו' קצרה והיא נראית י' אין אפשרות, הלכתית, להאריך את רגלה, כי בכך סופר הסת"ם מבצע כתיבת אות, שלא כסדר הכתיבה. זוהי ההלכה שכתיבת מזוזה חייבת להתבצע 'כסדרן'. הלכה זו חלה גם בתפילין. (ראה כאן משמאל דוגמאות בצילומים)
בעקיפין מחירן של מזוזות ותפילין מושפע גם מהלכה זו, הגורמת לאפשרות, שחלק מעבודת הסופר תושלך לגניזה. לפיכך יתכן שמזוזה הנראית כתובה כראוי, הינה פסולה, בגלל מעשה של תיקון שלא כסדרן (את זה לא ניתן לבדוק). תיארוך תיקונים כאלו, אם נעשו, לא ניתן לאתר בשום בדיקה. כאן רואים שוב את החשיבות הרבה שישנה ליושרו ואמינותו של סופר הסת"ם.
ב. מוקף גויל: כל אות צריכה להיות מובדלת לגמרי מאות סמוכה. כלומר, חייב להיות רווח בין אות לאות כך שהגויל- הקלף- יקיף אותה מכל עבריה. משמעות הלכה זו, שאם קיימת נגיעה עבה או דקה בין אות אחת לשכנתה, המזוזה כולה פסולה.כמו כן אותיות מאורכות כמו: ך או ן. בשורה התחתונה חייבות להסתיים לפני גמר הקלף. נקב בקלף המשיק לאות, פוסל את המזוזה מאותה סיבה. נקב זה 'מונע' מהאות להיות מוקפת בקלף מכל עבריה. ג. גוון האותיות: מזוזה ישנה, שצבע האותיות איבד מעוביו ואין בו ממשות וצבעו דהה (ונוטה לצבע חום/ חלודה), פסולה. במקרה זה צריך שיקול דעת של מורה הוראה הבקי בכך, כדי שיבחן אם נשארה ממשות של צבע וכו'.
ד. שלמות הכתיבה מזוזה שנמצאה בה אות יתירה או אות חסירה –מזוזה כזו פסולה. אפילו כשאין שינוי במשמעות המילה. לדוגמא: בפסוק: "מעל הארץ הטבה", זה הנוסח הנכון על פי המסורה, ואם יהיה כתוב הטובה (עם ו') אף שאין שינוי במילה – המזוזה פסולה. מזוזה שיש בה נתקים בחלק מאות, אף אם כל רכיבי האות קיימים אך יש בהם נתקים היוצרים מצב של 'אבדן צורת האות' – פסולה. אם הנתק נמצא במקום שאינו משפיע על צורת האות – כשרה. למשל אות ך' שיש בה נתק בחלקה התחתון, אם הקטע הנותר מעל הנתק עדיין נראה כ-ך' ולא ר',תחשב האות כתיקנית וממילא המזוזה - כשרה ומותר במקרה כזה בלבד, לחבר את הנתקים.
מזוזה שיש בה רווחים בין אות לאות, ברוחב של רווח שבין מילה למילה ולהיפך: רווח בין מילה למילה, כרווח בין אות לאות –מזוזה כזו פסולה, בגלל אובדן משמעות. לדוגמה: במקום המילים' לאהבהאת' נראית הכתיבה : לא הבה את. מובן שיש כאן אבדן משמעות. וכן אם יהיה כתוב ואהבתאת במקום: ואהבת את. המזוזה פסולה.
לדוגמא: ישנן אותיות שיש להן 'גבולות גיזרה' מצרניות. כמפורט להלן: האות ו' והאות ר' יכולות לפעמים להראות זהות, או האות ס' והאות ם'. או אות ז' שרגלה מעט ארוכה מהרגיל- יכולה להידמות לנון סופית (בכתיבת סת"ם האות נון סופית נכתבת כ- ז' ארוכה.) או האות ע' שנכתבה עם רגל בסיס קצרה הנראית כמו ט'. במקרים כאלו, צריך שיקול דעת מקצועי, אם אכן האות שינתה צורתה והמזוזה פסולה. ראה כאן משמאל בצילומי מזוזות שבהן נתגלו בעיות כאלו.
ה. התגים בכתיבת סת"ם יש מסורת של הוספת תגים (כתרים) לחלק מהאותיות. (יש דיעות הפוסלות מזוזה שחסרים בה תגים ויש שמכשירים, לפחות בדיעבד). תגים אלו מופיעים באותיות הבאות: שעטנז גץ על ראשן השמאלי. שלושה קוים דקים ועליהם עיגול קטן. תגים אלו חייבים להיות מופרדים זה מזה ולהיות מחוברים בפועל לאות בראשה. ישנן אותיות נוספות שנהוג להדר ולתייג גם אותן, עם תג אחד בלבד. האותיות הן: בדק חיה.
לפעמים מזוזה תהיה פסולה רק בגלל טעות 'קלה' בבצוע התיוג. לדוגמא במילה 'מזזות' (הנכתבת כך בכתיב חסר), אם התג השמאלי מהאות ז' הימנית יגע בתג הימני של האות ז' הסמוכה, תיווצר אות ח' תיקנית. משום שבכתיבת סת"ם, האות ח' נכתבת בצורת שתי אותיות ז' וגישרון קטן (חטוטרת) מעליהן המחבר ביניהן.
עד כאן פרטי ההלכות, הפוסלות מזוזה לפי כל הדעות והפוסקים. כפי שנאמר בראש העמוד ישנם מצבי פסול שניתן לתקן וישנם מצבי פסול רבים רבים, שאין תקנה להם אלא לגונזם בפח מיוחד לגניזת דברי סת"ם שנפסלו. מחמת ריבוי ההלכות והפרטים, רצוי למסור מזוזה לבדיקה לבודק מוסמך המיומן במקרים כאלו.
ישנם מצבים נוספים של פסול, השנויים במחלוקת הפוסקים. במקרה זה ההלכה יכולה להיות שונה למי שפוסק לפי פוסקים אשכנזיים או ספרדיים וכדומה. במקרים כאלו תתכן מציאות, שהמזוזה תיחשב ככשרה בדיעבד ולא לכתחילה או כשרה/פסולה לספרדי ולא לאשכנזי. מזוזה הכשרה בדיעבד, הינה נחותה ברמתה ומומלץ לא לקובעה בחדר שישנים בו. להזמנת מזוזות מאיתנו ולקטלוג המזוזות
לשם המחשה: האות י' צריכה להיות כתובה - לכתחילה כך שיהיה 'קוץ' קטן בפינה השמאלית העליונה לכל הדעות ולחלק מהדעות, גם בפינה השמאלית כלפי מטה (כאן צריך גם להזהר שלא תיראה - ל' או ח' קטנה). היעדר' קוצים' אלו, לפי חלק מהפוסקים, פוסל את המזוזה, יש הסבורים שמזוזה כזו, אין לתקנה, משום שצורתה הבסיסית חייבת להיות עם אותו 'קוצו של י' ויש המתירים לתקנה, כי עיקר צורתה ניכרת גם כך.